事例紹介

青梅市役所 様(ファイリング/レコードマネジメント)

コンサルティング期間 2009年10月-2011年3月
対象人員 519名(新庁舎移転対象人員)
コンサルティング内容 RM、1)現状文書管理規程の研修会及び現状収納量調査結果に基づく削減研修会の実施 2)削減結果の調査及び巡回指導

第24回日経ニューオフィス賞ニューオフィス推進賞 受賞しました!

市民サービスの向上と高度情報化に対応

青梅市役所様は新庁舎建設に当たり、市民サービスの向上と高度情報化など今後の行政需要の変化に対応するため、紙文書を可能な限り削減・整理し、移転物量を削減すると共に執務環境の改善を実現しました。

青梅市役所 様

【文書管理の観点からの3つのポイント】

  1. 全部署立ち入り調査を行い、現状収納量及び文書管理の課題の明確化
    立ち入り調査は、2009年度、2010年度の2ヵ年にわたり削減前・削減後・新庁舎移転後の合計3回行ないました。
    調査は、文書以外物品・文具・ストック品等に分類し執務室・書庫に分け、さらに、収納庫内と露出に分け行ないました。
    この調査により収納量及び現状文書管理の課題が浮き彫りになりました。
  2. 調査結果に基づき、全職員を対象に文書管理の目的・必要性及び削減手順の研修会を実施
    この研修会を基に全職員参加で削減作業及び整理・整とん作業を行ないました。
  3. 削減作業時及び新庁舎移転後に巡回指導を行い、文書管理業務をレベルアップ
    高度情報化にむけ適正な収納量の確保及び情報の適切な管理を実現しました。また、この環境が今後崩れないために、継続的管理を行っていきます。

青梅市役所 様

執務室の収納量を約45%削減し、さらなる高度情報化に対応

青梅市役所 様

執務室内収納量44.6%削減により、移転後の一人当たり収納量は削減前の9.8mから削減後は5.5mになりました。(弊社調査自治体平均 8.4m)
移転後は、執務室及び地下書庫とも収納庫内に余裕ができ、今後の高度情報化に対応し市民サービスの向上に繋がります。

導入スケジュール

研修会は、管理職研修・文書取扱主任研修・一般職員研修に分け2ヵ年で合計21回実施しました。
この研修会後、各課で削減及び文書管理改善作業を行なっていただきました。

青梅市役所 様

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