個人情報保護方針

当社は、大きく変貌していく経営環境の中、お客様に貢献できるソリューションとコンサルティングを提供する、オフィス作りのパートナーカンパニーです。お客様の戦略的オフィスの構築に留まらず、オフィスの運用・管理に関わる人材のご提供や教育研修についてもお手伝いしています。当社は、企業の果たすべき社会的使命の一つとして情報管理の重要性を認識し、個人情報について適切な管理と保護に努めるため、ここに個人情報保護方針を制定し以下の取り組みを実施してまいります。

1.(管理組織、管理責任者の設置)

個人情報保護推進の組織を設置するとともに、個人情報管理責任者を定め、個人情報の適切な管理に努めます。

2.(管理規則の制定、遵守)

収集、利用、提供など、適切な個人情報の取扱いについての規則を定め、従業員全員がこれを遵守します。特に、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行ないません。またそのための適切な措置を講じます。

3.(適切な外部委託の実施)

個人情報を外部に委託する際は、当社独自の選定基準に基づき選定した適切な委託先に対して必要最小限の個人情報を委託することとし、委託先においても個人情報の安全管理、秘密保持等の適切な管理が実施されるよう責任ある指導をします。

4.(各種安全管理措置の実施)

保有または預託された個人情報に対し、情報セキュリティ対策を始めとする適切かつ合理的な各種の安全管理措置を実施し、不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等の予防と是正に努めます。

5.(関連法令の遵守)

個人情報保護の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

6.(苦情及び相談への対応)

個人情報の取り扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談がある場合、当社ウェブサイト上のお問合せ先にて受付し、適切な対応を行います。

7.(見直しと改善)

本方針、関連諸規則を含む個人情報保護マネジメントシステムの評価と見直しを定期的・継続的に行い、その改善に努めます。

2005年 4月 1日制定
2013年 8月 8日最終改訂

株式会社エフエム・ソリューション
取締役社長 大田 友祐

当社が保有する個人情報の取扱いについて

株式会社 エフエム・ソリューション  個人情報管理責任者

当社は平成19年8月8日、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、個人情報の取り扱いを適切に行っている 事業者として認定され、プライバシーマーク使用を許諾されました。

取得概要 : 事業者 株式会社 エフエム・ソリューション 認定番号 第 17000207(05) 号

プライバシーマーク制度とは、個人情報の取扱いについて適切な保護を措置を講じる体制を整備している事業者に対して評価・認定し、プライバシーマークを付与し、その使用を許諾する制度です。

【認定個人情報保護団体】
  <名  称> 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
  <申出先> プライバシーマーク事務局 個人情報保護苦情相談室
        電話番号:03-5860-7563

 

ご本人から直接書面以外で取得する場合の利用目的

個人情報の種別 利用目的
求人サイトから提供される個人情報 採用検討・各種連絡のため
オフィス管理者からお預かりする個人情報 オフィス環境事業のサービス提供のため

開示対象個人情報の利用目的

当社は、オフィス環境事業、商環境事業および物流機器事業他の商品・サービスの販売ならびにアフターサービスなどをさせていただく上で、お客様の個人情報を次の利用目的の範囲内で利用させていただきます。なお、アンケート用紙・ウェブサイトの他のページなどの中で特に利用目的を定めている場合は、その利用目的を含みます。

  1. お客様からご注文をいただいた商品・サービスをお届けするため
  2. お客様に当社の商品、サービス、企業活動、イベントなどに関するご案内をお届けするため(カタログ、ご提案資料、展示のご案内、各種刊行物など)
  3. ご利用いただいている商品・サービスのアフターサービス、メンテナンスなどを行うため
  4. ご提供している商品・サービスの改良や、新たな商品・サービスなどの開発をするため
  5. その他お客様から寄せられたご意見、ご要望にお応えするため

個人情報の第三者提供について

ご登録いただいた情報は、法令に基づく場合を除いて、ご本人の同意なく第三者へ提供いたしません。

個人情報の開示等のご請求について

当社は、お客様から自らに関する個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の拒否)を求められた場合には、遅滞なくその調査を行い、特別な理由のない限りこれに応じます。「開示等の求め」に応じる手続きについては、下記の手順に従いご請求下さい。

  1. 開示等の求めの申し出先
    開示等の求めは、下記窓口宛に電話、FAX、メールにてお申し出ください。
    折り返し申請書類をお送りいたしますので、必要書類を添付の上、郵送にてお送り頂きますようお願い申し上げます。

    お問い合わせ窓口

    開示等のご請求、その他当社の個人情報の取扱いについてのご照会は、下記までご連絡いただきますようお願いします。

    株式会社 エフエム・ソリューション 業務管理室
    電話番号:03-3593-4601
    FAX番号:03-3593-3800

    ※お電話でのお問い合わせは、月~金曜日(祝日を除く)9時~18時までにお願い致します。

  2. 開示等の求めの方式(提出すべき書面、本人または代理人であることの確認方法等)
    開示等の求めを行う場合は、当社窓口よりお送りします所定の申請書(個人情報開示等依頼書)と本人確認のための書類を同封して窓口にご郵送ください。
    開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合、下記必要書類に加えて代理人を証明する書類を同封の上、ご郵送ください。

    (1)本人確認のための書類
    開示等の申請書(個人情報開示等依頼書)に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名および住所が記載されている 運転免許証、被保険者証、旅券(パスポート)、年金手帳、外国人登録証明書のコピーいずれか1通

    • 上記証明書が用意できない場合は、住民票・戸籍謄本・印鑑登録証明書 のいずれか1通
    • 住所が変更されている場合は、その部分の示されている部分のコピーが必要となります。
      また、本籍地、生年月日の記載部分の情報は判読できないよう塗りつぶしてお送りください。
    • 上記は、6ヶ月以内に作成されたものに限ります。

     

    (2)代理人確認のための書類
    (1)の書類に加えて

    • 代理人を示す旨の委任状  1通
    • 本人の印鑑証明書  1通

     

  3. 開示等の求めに対する手数料
    ご請求の内容が「開示」または「利用目的の通知」の場合は、1回の申請毎に500円分の郵便切手を申請書類に同封ください。
  4. 開示等の求めに対する回答方法
    申請書(個人情報開示等依頼書)記載住所宛に、配達記録郵便にて、個人情報開示書をもって回答させて頂きます。
  5. 改訂について
    開示等の求めの手続きは、お客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、改訂する事があります。開示等をお求めになる際は、その都度、この手続きをご確認お願いいたします。

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