鳴門市 様

市役所新庁舎のご紹介

　南海トラフ巨大地震で被害が想定される鳴門市は、市内に分散する庁舎施設を集約し、市民の利便性にも配慮した防災拠点機能を持つ新庁舎の建設を進め、令和6年5月新庁舎が開庁しました。

　新庁舎は、南海トラフ巨大地震による津波に備えて、高さ90センチの壁と防潮扉で囲われているほか、1階部分が1メートル30センチかさあげされ、建物は免震構造が採用されています。

　また、災害時と日常の垣根を取り払う「フェーズフリー」の考えを取り入れ、津波対策の壁の一部は内側にいすが取り付けられ、ふだんはテラス席として活用されるほか、屋外に設置された階段は休日など閉庁時でも垂直避難が可能です。

庁舎オフィス環境等調査

　昭和38年（1963年）に竣工した鳴門市旧本庁舎は、「防災拠点機能の不足」「庁舎の分散に伴う業務などの非効率性」「施設及び設備の老朽化とバリアフリー化」「庁舎狭あい化による市民サービスへの影響」などの課題を抱えており、早急な対応を求められていました。そのため平成30年度に新庁舎に必要な延べ床面積の算定、既存庁舎が抱える問題点や課題等への対応策・解決策を整理する業務「鳴門市庁舎オフィス環境等調査業務」を平成30年6月から11月まで実施しました。この中で文書に係る「文書・物品の量、管理状況調査」などを行っています。

文書管理制度再構築

　鳴門市は平成10年度から14年度にかけてファイリングシステムを導入し、文書管理はファイリングシステムにより行うこととしていました。その後、20年ほど経過しファイリングシステムの形骸化が進み、"機能していない部分がある"、"ルール徹底の意識は低い"など若手職員を中心に浸透が希薄になっていました。そこでこれまでの文書管理の主たるルールである次の「鳴門市文書管理規則」「ファイリングシステムマニュアル」「文書の引き継ぎマニュアル」「文書保存年限の考え方・決め方とファイル基準表への記入マニュアル」等の運用状況から課題を整理し次の対応策・解決策を立案しました。

　(1) 文書管理制度の再構築（ファイリングシステムからレコードマネジメントへ）

　(2) 理解し易いファイリングシステムマニュアル群の作成と体系化

　(3) 歴史的文書の選別基準設定

　(4) ITを活用した文書管理制度構築（手作業を前提とした制度構築からの脱却）

このような経緯で令和2年度から令和4年度までの3年度をかけ、文書管理制度再構築に取組みました。