平川市 様
新本庁舎建設に併せたファイリング・システム導入・維持管理支援、書庫運用管理のコンサルティング
新本庁舎全景
２階ロビー
１階ひらかわぷれいす「アヴェッサ」
４階ひらかわらうんじ
２階窓口
２階執務室
単年度ファイルをラテラル４段に収納
フォルダーに保管・保存満了日を記載
車庫棟・２階に書庫
書庫内（文書主管課所管）
保存文書を廃棄年ごとに配架
文書保存票貼付の文書保存箱
PROJECT DATA
- コンサルティング期間
- 2015年11月〜2016年3月、2019年6月～2021年3月、2022年5月～2023年3月
- オフィス対象面積
- 9,889.04㎡（庁舎 8,120.25㎡、車庫棟 1,759.56㎡ 付属物 9.23㎡）
- 対象人員
- 約250名
- コンサルティング内容
- 平川市文書量調査等業務、平川市ファイリング・システム導入支援業務、平川市ファイリング・システム維持管理指導業務、新庁舎書庫運用管理支援業務
INTRODUCTION
新本庁舎のご案内
新本庁舎は、市内に分散していた行政機能を一カ所に集約し、来庁される方の負担軽減が図られるよう、住民票や税証明などの申請書を書かずに申請できる窓口システムの導入や、市民利用の多い窓口を２階に集約しワンフロアサービスの提供により利便性の向上を図っています。
相談窓口は間仕切りのあるローカウンター仕様とし、プライバシーに配慮しながらも、だれもが使いやすいユニバーサルデザインになっています。
市民の皆様が気軽に立ち寄れる「みんなの市役所」として、1階にはフリースペースとして利用可能な市民ホールひらかわぷれいす「アヴェッサ」を、最上階の4階には自由に利用可能で岩木山が眺望できるカフェスペース「ひらかわらうんじ」を設けています。
ファイリング・システム導入と維持管理
新本庁舎建設に併せて、自治体として文書管理の本来あるべき姿の再構築に取り組むこととし、これまで庁舎ごとに混在した文書管理の方法を見直し、全庁的にフォルダーを中心とした文書管理方式であるファイリング・システムへ移行しました。このことにより、職員による個人管理から組織管理への移行（文書の共有化）による重複文書の削減、文書保存スペースの確保、文書検索の短縮、積み上げ方式による文書目録管理の確立等、文書管理の改善を図り行政機関の基盤となる情報管理の基礎を構築しました。
無駄な文書保管スペースを排除し、スリムで且つスピーディーな執務空間を構築できたことにより、市民サービスの質を高める行政運営を実現しています。
新庁舎書庫運用管理
新本庁舎建設に併せ、令和元年度に全庁導入したファイリング・システムが導入後３年目を迎えましたが、令和４年７月末完成、同年10月11日の開庁に当たり、新本庁舎に隣接して「文書主管課所管書庫」を新たに設置しました。この書庫は、新本庁舎書庫への引継文書を収容する書庫で、上記システムの円滑な運用、維持管理を図ることを目指し運用しています。